AI Act européen et IA de back-office : ce que vous devez faire, et quand

La sanction la plus élevée de l’AI Act européen est de 35 000 000 EUR ou 7 % du chiffre d’affaires annuel mondial total, le montant le plus élevé étant retenu.¹ Elle vise une courte liste de pratiques interdites, dont l’essentiel de l’automatisation de back-office est très éloigné. Ce qui donne un vrai travail à une équipe opérationnelle, c’est le deuxième niveau : jusqu’à 15 000 000 EUR ou 3 % pour les entreprises qui manquent aux devoirs de ceux qui utilisent des systèmes d’IA conçus par un tiers.¹

Le calendrier a changé cet été. Le règlement (UE) 2026/1744, publié au Journal officiel le 24 juillet 2026, a reporté du 2 août 2026 au 2 décembre 2027 les obligations des systèmes à haut risque listés à l’annexe III.² Certains dirigeants y verront un sursis. C’est un sursis partiel. Les interdictions s’appliquent depuis le 2 février 2025, l’obligation de formation à l’IA de l’article 4 depuis le même jour, et les règles de transparence de l’article 50 depuis le 2 août 2026.¹ Cet article cartographie ces obligations pour les entreprises qui font tourner de l’IA dans des processus de back-office : recrutement, décisions de crédit, traitement de documents, messages aux clients.

Ce que la loi interdit purement et simplement

L’article 5 énumère les pratiques interdites, et elles s’appliquent depuis le 2 février 2025.¹ La plupart sont loin d’une équipe finance ou opérations, mais plusieurs peuvent toucher un processus. Parmi les pratiques interdites :

• les techniques subliminales, manipulatrices ou trompeuses qui causent un préjudice important ;
• l’exploitation de vulnérabilités liées à l’âge, au handicap ou à la situation sociale ou économique ;
• la notation sociale des personnes ;
• l’inférence des émotions de personnes sur le lieu de travail ou dans les établissements d’enseignement, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité ;
• la catégorisation biométrique servant à inférer la race, les opinions politiques, l’appartenance syndicale, les convictions, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

La règle sur les émotions au travail mérite l’attention des responsables opérationnels. Un outil qui infère les émotions des salariés à partir de la voix ou de la vidéo relève de l’interdiction, sauf si sa finalité est médicale ou liée à la sécurité.¹ Le règlement modificatif ajoute aussi deux interdictions portant sur certains contenus synthétiques à caractère sexuellement explicite, applicables à partir du 2 décembre 2026.¹ Toute violation d’une interdiction de l’article 5 relève du plafond d’amende le plus élevé.

Quand un outil de back-office devient à haut risque

Le statut de haut risque se définit par l’usage. L’annexe III nomme les usages, et quatre d’entre eux concernent un employeur ou un prêteur ordinaire :¹

• point 4 a) : systèmes de recrutement ou de sélection, y compris le ciblage des offres d’emploi, l’analyse et le filtrage des candidatures et l’évaluation des candidats ;
• point 4 b) : systèmes qui prennent ou influencent des décisions sur les conditions de la relation de travail, la promotion ou le licenciement, qui répartissent les tâches selon le comportement ou des traits personnels, ou qui suivent et évaluent la performance et le comportement ;
• point 5 b) : systèmes qui évaluent la solvabilité de personnes physiques ou établissent leur score de crédit, sauf ceux utilisés pour détecter la fraude financière ;
• point 5 c) : évaluation des risques et tarification en assurance vie et en assurance santé.

Les obligations visant ces systèmes s’appliquent désormais à partir du 2 décembre 2027, et à partir du 2 août 2028 pour les systèmes relevant de la législation de sécurité des produits de l’annexe I.² La date initiale était, dans les deux cas, le 2 août 2026.²

Ce qui manque à l’annexe III compte autant que ce qui y figure. Selon notre lecture de la liste, les outils qui extraient des données de factures, aiguillent des tickets de support ou rédigent des courriels courants n’y sont pas nommés. Une seule fonction peut changer la donne : une fonction de classement de CV ajoutée à un assistant généraliste relève du point 4 a) en raison de ce qu’elle fait, quel que soit le nom du produit. Le report n’apporte d’ailleurs aucun répit aux systèmes achetés maintenant. Un outil de présélection ou de crédit adopté cette année tournera encore en décembre 2027, et il coûte moins cher de poser les bonnes questions au fournisseur avant de signer qu’après.

Ce que doit faire un déployeur

Une entreprise qui utilise un système à haut risque fourni par un éditeur est un déployeur, et l’article 26 fixe ses devoirs.¹ En résumé :

• utiliser le système conformément aux instructions d’utilisation du fournisseur ;
• confier la surveillance humaine à des personnes qui ont la compétence, la formation, l’autorité et le soutien nécessaires ;
• lorsque vous maîtrisez les données d’entrée, veiller à ce qu’elles soient pertinentes et représentatives au regard de la finalité ;
• surveiller le système, informer le fournisseur ou l’autorité et suspendre l’utilisation en cas de risque, et signaler les incidents graves ;
• conserver les journaux générés automatiquement pendant au moins six mois ;
• en tant qu’employeur, informer les représentants des travailleurs et les travailleurs concernés avant de mettre en service un système à haut risque sur le lieu de travail ;
• lorsque des décisions de l’annexe III concernant des personnes physiques sont prises ou assistées par le système, informer ces personnes.

L’article 26 demande aussi aux déployeurs d’utiliser les informations du fournisseur pour réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données, et de coopérer avec les autorités.¹ Une analyse d’impact distincte sur les droits fondamentaux, prévue à l’article 27, s’applique aux organismes publics et à certains déployeurs privés, dont ceux qui utilisent des systèmes de scoring de crédit et d’assurance vie et santé ; nous n’avons pas vérifié son périmètre complet, demandez donc à votre conseil si elle vous concerne.

Plusieurs de ces devoirs dépendent de documents que seul l’éditeur peut fournir. Vous ne pouvez pas suivre des instructions d’utilisation que vous n’avez jamais reçues, ni conserver des journaux qu’un système ne produit pas. C’est notre lecture, pas une clause du règlement, mais c’est une raison pratique d’inscrire les deux dans le contrat.

Formation et transparence s’appliquent déjà

L’article 4 a changé de forme cet été. Le considérant 8 du règlement modificatif décrit l’ancien texte comme une obligation de garantir la maîtrise de l’IA.² Le texte de remplacement demande aux fournisseurs et aux déployeurs de prendre des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA de leur personnel et des autres personnes qui s’occupent du fonctionnement et de l’utilisation de systèmes d’IA en leur nom, en tenant compte de leurs connaissances techniques, de leur expérience, de leur éducation, de leur formation et du contexte.² Le nouveau texte fixe une exigence plus basse :

« … does not require providers or deployers to guarantee any specific level of AI literacy of any individual. »

Le texte ne dit pas comment prouver que vous avez pris des mesures. Un registre daté de qui a été formé à quoi, adapté à son rôle, est une manière raisonnable de le faire ; c’est une suggestion, pas une exigence.

L’article 50 s’applique depuis le 2 août 2026.¹ Les fournisseurs de systèmes d’IA qui interagissent avec des personnes doivent veiller à ce que celles-ci soient informées qu’elles ont affaire à un système d’IA, sauf si cela est évident. Les déployeurs de systèmes de reconnaissance des émotions ou de catégorisation biométrique doivent informer les personnes exposées. Les déployeurs d’hypertrucages doivent les signaler. Les déployeurs de textes générés par l’IA publiés pour informer le public sur des questions d’intérêt public doivent le signaler, sauf si une personne a relu ou édité le texte et en assume la responsabilité éditoriale.¹ L’information doit être donnée de façon claire, au plus tard lors de la première interaction ou exposition.¹ Si un éditeur a conçu votre agent conversationnel client, le premier devoir pèse sur le fournisseur : demandez comment l’avis est affiché ; si vous l’avez conçu vous-même, la question de savoir qui est le fournisseur revient à votre conseil.

Une période transitoire s’applique aux systèmes génératifs. Les fournisseurs dont les systèmes ont été mis sur le marché avant le 2 août 2026 ont jusqu’au 2 décembre 2026 pour se conformer à l’obligation de marquage lisible par machine de l’article 50, paragraphe 2.²

À quoi ressemblent les amendes

L’article 99 fixe des montants maximaux, chacun exprimé en somme fixe ou en part du chiffre d’affaires annuel mondial de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu. Violation d’une interdiction de l’article 5 : jusqu’à 35 000 000 EUR ou 7 %. Violation des devoirs des déployeurs de l’article 26 ou des obligations de transparence de l’article 50 : jusqu’à 15 000 000 EUR ou 3 %. Fourniture aux autorités d’informations inexactes, incomplètes ou trompeuses : jusqu’à 7 500 000 EUR ou 1 %.¹ Pour les petites et moyennes entreprises, le montant le plus bas des deux s’applique, et le texte consolidé étend la même règle aux petites entreprises à moyenne capitalisation pour les niveaux de 15 000 000 EUR et de 7 500 000 EUR.¹

Un plafond n’est pas une prévision, et rien dans le texte n’indique ce que les autorités infligeront réellement. Le coût le plus probable pour la plupart des entreprises, à notre avis, est la reprise de travaux : un processus de recrutement ou de crédit construit sans journaux, sans relecteurs désignés ni information des salariés devra peut-être être refait avant décembre 2027. Les règles bougent d’ailleurs encore : la modification de juillet 2026 a assoupli l’obligation de formation et repoussé de seize mois l’échéance de l’annexe III, de sorte qu’un plan fondé sur le texte actuel devra peut-être être ajusté.

Que faire ensuite

Aucune des étapes ci-dessous ne demande une équipe juridique pour démarrer. Il faut une liste de ce que vous exploitez et le nom d’une personne qui en répond.

1. Dressez la liste de tous les systèmes d’IA utilisés, y compris les fonctions intégrées aux logiciels dont vous avez déjà la licence, et notez ce que chacun décide ou influence.
2. Confrontez chaque système à l’article 5 et à l’annexe III, et consignez la raison de chaque réponse.
3. Pour tout usage RH ou crédit, demandez à l’éditeur les instructions d’utilisation et l’accès aux journaux, et nommez les personnes qui assureront la surveillance avant le 2 décembre 2027.
4. Mettez en place une mesure datée de maîtrise de l’IA par rôle, et conservez le registre.
5. Passez en revue les agents conversationnels clients et les textes publiés générés par l’IA au regard de l’article 50, et vérifiez auprès de chaque éditeur d’IA générative la date de marquage du 2 décembre 2026.

Si vous ne savez pas encore où l’IA se trouve dans vos processus, le pré-audit gratuit est un court questionnaire qui renvoie une première estimation des endroits où l’IA pourrait réduire vos coûts. Ce n’est pas un contrôle de conformité.