Cas d’usage 05 · IT et achats

Optimisation des licences & dépenses SaaS

Plus d’un tiers des licences SaaS ne sont pas utilisées et les renouvellements se reconduisent. Croisez les données de dépenses, de connexion et de contrats, puis récupérez, rétrogradez et renégociez.

Toute entreprise de plus de 100 collaborateursTechAgencesServices financiersGroupes multi-sites

Les preuves

Pourquoi ce workflow coûte plus cher qu’il ne devrait.

36 %Part moyenne des licences SaaS inutilisées, par rapport aux niveaux d’utilisation recommandés par le secteur (Zylo 2026, indice éditeur)¹

9 455 $Dépense SaaS médiane par collaborateur, parmi les clients de Zylo (indice éditeur)¹

78 %Part de 218 responsables informatiques interrogés par un éditeur touchés par des frais imprévus liés à la tarification à la consommation ou à l’IA¹

Le problème

Les équipes métier achètent directement leurs logiciels : Zylo constate que les directions opérationnelles contrôlent 81 % des dépenses SaaS, contre seulement 15 % gérées directement par la DSI¹. Des licences restent attribuées à des personnes parties ou qui ne se sont jamais connectées. Les renouvellements se reconduisent automatiquement, et les nouveaux outils d’IA ajoutent des factures à l’usage que personne n’avait prévues. L’index 2025 de Zylo chiffrait à 21 M$ la dépense annuelle moyenne en licences inutilisées, en hausse de 14,2 % sur un an².

Demande du marché

MarketsandMarkets prévoit une croissance du marché de la gestion SaaS de 4,58 Md USD en 2025 à 9,37 Md USD d’ici 2030 (TCAC de 15,4 %)³. Cette croissance est portée par l’optimisation des licences par l’IA, la maîtrise du shadow IT et la complexité des modèles tarifaires³. Le workflow n’a besoin que de données en lecture seule : c’est le plus rapide des cinq à piloter.

Périmètre d’intégration

Identité : journaux de connexion SSO (par ex. Google Workspace, Microsoft Entra ID, Okta)
Dépenses : flux de cartes et données de comptabilité fournisseurs ou comptables
Contrats : dates de renouvellement et nombre de licences issus du portail fournisseur ou de fichiers
RH : liste des départs pour déclencher la récupération des licences
D’abord en lecture seule : rien n’est résilié sans validation

Le workflow

Cinq étapes, un point de contrôle humain.

L’agent accomplit le travail répétitif. Les personnes tranchent les exceptions. Chaque action est consignée par rapport à la situation de départ.

01 · DÉCOUVRIR

Construire l’inventaire

Rassemble les dépenses, le SSO et les données contractuelles en une seule liste d’applications avec leurs responsables.

02 · MESURER

Usage vs licences

Repère les licences inactives, en doublon ou de niveau trop élevé, et les outils redondants.

03 · RECOMMANDER

Actions chiffrées

Récupérer, rétrograder, consolider ou renégocier, chacune avec sa valeur en dollars.

04 · CONTRÔLE HUMAIN

Validation du responsable

Les responsables d’application confirment en un clic dans Slack, Teams ou par e-mail.

05 · EXÉCUTER

Récupérer & surveiller

Retire les licences, programme des alertes de renouvellement 90 jours avant et surveille les factures à l’usage.

KPI suivis dès le premier jourDépenses SaaS par collaborateurTaux d’utilisation des licencesÉconomies réalisées (suivies sur factures)Renouvellements traités avant reconduction automatique

Le produit

L’outil dans lequel travaille votre équipe.

Un seul écran pour la file, les preuves et la décision. Les exceptions arrivent avec leur motif et une action suggérée : les examiner prend quelques secondes.

Aperçu du produit · données d’exemple

NEWMIND · Dépenses SaaS / Inventaire

Agent en cours

Inventaire SaaS

184 applications · croisées depuis le SSO, le flux de cartes et la comptabilité fournisseurs

Envoyer les approbations (4)

Dépense / employé4,1 k$▼ 12 %

Utilisation71 %

Économies identifiées50,2 k$

Renouvellements < 90 j9

Application	Sièges utilisés	Économie annuelle	Action
CCollabSpace	420 / 500	—	Conserver
DDesignHub Pro	38 / 120	$16,320	Récupérer 70
SSheetFlow	210 / 260	$4,200	Rétrograder 40
VVideoMeet + ChatNow	2 outils redondants	$22,800	Consolider
AAI Writer (usage)	Dépense +41 % sur un mois	$6,900	Fixer un plafond

Alerte de renouvellement · DesignHub Pro

Renouvellement automatique dans 61 jours · responsable : Marketing

Approuver la récupérationDemander au responsable

Le modèle d’économies

Ce que cela pourrait valoir.

Modèle d’étude de marché · fondé sur des benchmarks publiés

Entreprise de 500 collaborateurs

La base de départ utilise la dépense moyenne par collaborateur de l’index 2025 de Zylo (4 830 $)². Toutes les licences inutilisées ne sont pas récupérables, en raison des clauses contractuelles et des forfaits d’équipe. Le scénario suppose donc que seuls 10 % de la dépense totale sont récupérés, bien en deçà des 36 % de licences inutilisées relevés par l’index 2026 de Zylo¹.

Base de départ 500 × 4 830 $	2,415 M$ / an
Scénario : récupération de 10 % des dépenses	241 500 $ / an
Accès aux données requis	Lecture seule

≈ 241 k$ / an

Comment lire ce modèle. Il prend le benchmark publié comme référence et énonce chaque hypothèse. Votre propre chiffre vient de la mesure de votre workflow lors de l’audit de faisabilité.

Sources

1
Zylo (indice éditeur, données clients Zylo), 2026 SaaS Management Index, communiqué de presse, 29 janvier 2026. zylo.com/news/2026-saas-management-index
2
Zylo (indice éditeur, données clients Zylo), 2025 SaaS Management Index. zylo.com/news/2025-saas-management-index
3
MarketsandMarkets, SaaS Management Market 2025–2030: USD 4.58B to USD 9.37B, 15.4% CAGR. marketsandmarkets.com/Market-Reports/saas-management-market-215635254.html

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